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地区団体、町内会(区)が開催する総会、会議、行事について(新型コロナウイルス感染症への対応)

2020年08月12日掲載

 新型コロナウイルスの感染拡大が続く中、市民の皆様から、地区団体、町内会(区)が開催する総会・会議、行事に関して、開催判断のお問い合わせを多くいただいております。 
 地区団体、町内会(区)におかれましては、会議や行事等の開催について、「新しい生活様式」に配慮して、開催方法をご検討くださいますようお願いいたします。

地域活動の実施にあたって

 地域活動は、地域住民の親睦や防災防犯、安全安心な環境作りなど、大変重要な役割を担っています。
 一方で、地域でのお祭りや各種会議など、感染拡大が懸念される活動などについては、引き続き十分な配慮を行う必要があります。
 5月に緊急事態宣言が解除され、現在は地域の活動の活性化と感染拡大防止の両立が求められていますが、地域での活動を再開するにあたり、十分な検討・対策を行った上で実施したとしても、感染拡大の不安を感じる住民は少なくありません。
 「活動の必要性」や「実施する上での対策」など、十分に地域住民へ周知し、理解と協力を得た上での活動が望まれます。
 活動にあたっては、下記のリンク先にある富士市の「新型コロナウイルス感染症(COVID-19)に関する情報」にある、最新の情報を参考にしてください。

活動を行う上での基本的事項

1.基本的な感染症対策の実施

〇活動中の感染リスクの低減
  • 手洗いや手指の消毒を徹底し、ウイルスを取り込んでしまう可能性を減らしましょう。
  • マスクの着用を徹底しましょう(ただし、熱中症などにも十分に注意してください)。
〇体調不良の方の活動自粛
  • 事前の検温を義務付け、軽い風邪症状(のどの痛みや咳、発熱)がある方や体調がすぐれない方は参加を控えましょう。
  • その他、上記の症状が無い方でも、体調等に不安のある方などは、自主的に参加を控えましょう。また代表者は活動が強制とならないよう配慮しましょう。

2.「3密」(密集・密接・密閉)の徹底的な回避

〇密集しない
  • 人がたくさん集まったり、少人数でも近い距離で集まったりすることは避けましょう。
〇密接しない
  • 互いに手が届く距離で会話や発声、運動などをすることは避けましょう。
〇密閉しない
  • 窓がなかったり換気ができなかったりする場所での活動は避けましょう。

3.活動を実施する上での留意点と特に注意する活動

  • 代表者は、活動前に十分な対応がとられているか確認しましょう。
  • 参加者名簿を作成し、活動日から1か月程度保管しましょう。作成にあたっては、個人情報保護の観点から、本人に同意を得た上で作成し、保管場所にも留意しましょう。万が一、感染者が発生し追跡調査が必要になった場合に活用します。

特に注意する地域活動

複数での飲食や密が避けられないなどの感染リスクの高い下記の活動については、中止・延期等も考慮に入れた検討を行い、やむを得ず実施する場合は、基本的な感染症対策を徹底し、実施してください。

  • 密接が避けられない活動
  • 室内での激しい運動や直接接触のある活動
  • 密閉した部屋で大きな声を出すことや歌う活動
  • 多人数、「3密」(密集・密接・密閉)が避けられない会場、参加者が不特定などの条件で実施する会食を伴う懇親活動

回覧板の回し方について

 回覧板は、市や町内会(区)から、広く市民の皆様の生活に必要な情報をお伝えするため、インターネット等が普及した現在においても、紙媒体での回覧を継続しております。現段階では、回覧板を回付することによる感染拡大が発生していないこと、広報ふじ等の情報を必要としている方が大勢いらっしゃることから、市の要請による回覧板の停止は考えておりません。

町内会(区)で新型コロナウイルスに対応した回覧方法(案)

市および地域の配布物を回覧する際には、「感染しない」「感染させない」ことを念頭に置いて、受け渡しの際に、人と人との距離を確保したり、手洗い等の対策をしていただきながら、以下の方法を参考に回覧していただきますようお願いいたします。

  1. 回覧板を次のお宅に回す際は、対面を避けてポスト等を利用する。
  2. 回覧板を見たら直ぐに次のお宅へお届けする。
  3. 回覧物を触ったら、手洗いや消毒をしたり、また、使い捨てのビニール手袋等を使用する。
  4. 回覧板への上記注意事項の明示。(「すぐ見て回す」「ポストへ投函してください」等)
  5. 回覧頻度を減らす。
  6. 回収後は除菌シートなどで除菌する。

※4・5につきましては、町内会(区)長や組(班)長にご相談くださいますようお願いします。

総会・役員会の開催について

決定すべき事項があるなど、開催の必要性を踏まえた上で、次の点を検討してください。

  • 可能であれば、書面開催を検討する。
  • 集まる場合は、書面表決や委任の手段を活用し、最小限の人数で開催する。
  • 座席の間隔をできるだけ空ける。
  • 対面座席は避け、マスクの着用や防護シートの設置などにより、飛沫感染を防ぐ。
  • 会場内での会食等はできるだけ避け、お弁当は持ち帰り等を検討する。 など

※いずれの場合も、規約などを踏まえ、各団体でご判断ください。

コロナ禍における新しい地域活動の例

新型コロナウイルス感染症対策として、人と人との接触を減らし、活動の効率化を図る取組が増えています。地域活動においても、下記のような活動を検討してみてはいかがでしょうか。

オンライン会議

パソコンやスマートフォンなどの各種アプリを使った、オンラインでの会議です。役員会や三役会議など少人数での会議に向いています。それぞれが自宅に居ながら会議が行えます。また、電子メールやLINEなどを使って、意見の交換や情報の共有を図ることもできます。

SNS(ソーシャルネットワークサービス)を使った情報発信

FacebookやLINE、Instagramなど活用した情報発信により、今まで紙媒体では中々情報を使えることが難しい若い世代を中心に、情報をいち早く発信することができます。

会費の徴収方法

個別に自宅を訪問し、町内会費を徴収するのは、する側もされる側も不安や負担を感じる方がいらっしゃいます。会員からの口座振込などを活用したり、徴収回数を減らすことで、役員の負担を軽減することもご検討ください。

総会等の書面表決の進め方

一例になりますが、書面表決の進め方をお知らせします。

認可地縁団体(法人格のある町内会(区))におかれましては、年1回の総会が必須となっていますので、ご参照ください。
なお、一般の町内会(区)におかれましては、会則に特別の規定がない限り、各団体において総会の進め方をご判断ください。

書面表決の進め方
  1. 「総会の開催案内」、「議案」、「書面表決」を町内会・区の会員に配付する。
  2. 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
  3. 集めた書面表決書を役員等で集計する。
  4. 総会(書面表決)を開催する。
  5. 会員に総会の結果を回覧等でお知らせする。

※認可地縁団体の場合、会員は個人単位となりますので、世帯の人数分の賛否を問えるよう、下記の参考例文を適宜修正してご活用ください。

書面表決書などの参考書式

お問い合わせ

まちづくり課(市庁舎3階北側)

電話:0545-55-2705 
ファクス:0545-53-6663
メールアドレス:si-machi@div.city.fuji.shizuoka.jp

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